Bu çalışmada anlatılan dönüşüm, sınav hazırlık ve özel öğretim alanında faaliyet gösteren gerçek bir eğitim kurumunda uygulanmıştır. İlgili kurumun KVKK, öğrenci ve veli gizliliği, ticari hassasiyetleri ve kurum içi paylaşım politikaları gereği kurum adı açık şekilde paylaşılmamıştır. Kurum, kullanım hikayesinin paylaşılmasına izin vermiş; ancak adının gizli tutulmasını talep etmiştir. Bu nedenle içerikte kurum adı yerine “Örnek Eğitim ve Kariyer Akademisi” ifadesi kullanılmıştır.
Tek bir AI asistan, veliye de öğrenciye de aday öğrenciye de doğru cevap verdi.
Örnek Eğitim ve Kariyer Akademisi, web sitesi, WhatsApp, Instagram ve Messenger üzerinden gelen öğrenci ve veli sorularını 7/24 yanıtlayan merkezi bir yapay zekâ asistanı devreye aldı. Asistan; kayıt, fiyat, bursluluk, deneme sınavı, rehberlik görüşmesi ve ön kayıt süreçlerini yönetirken, ilk kayıt döneminde ön kayıt oranlarında yaklaşık %37 artış gözlemlendi.
Kurum Profili
Örnek Eğitim ve Kariyer Akademisi; LGS, YKS ve ara sınıf hazırlık programları sunan, öğrenciler ve velilerle yoğun iletişim yürüten, kayıt dönemlerinde yüksek talep alan bir özel öğretim kurumudur.
Örnek Eğitim ve Kariyer Akademisi
Sınav hazırlık, rehberlik, deneme sınavları, etüt programları ve öğrenci takip süreçleri yürüten gerçek bir eğitim kurumu. Kurum adı gizlilik talebi nedeniyle değiştirilmiştir.
Kayıt dönemlerinde mesajlar yetişmiyordu
WhatsApp, Instagram, Messenger ve web sitesi üzerinden gelen sorular aynı anda yoğunlaşıyor; ekip tüm mesajlara zamanında dönemiyordu.
Veli ve öğrenci aynı kanaldan farklı sorular soruyordu
Veliler fiyat, burs, kayıt ve güven konularını sorarken; öğrenciler program, net, ders desteği, deneme sınavı ve rehberlik hakkında bilgi istiyordu.
Geç dönüş kaçan kayıt anlamına geliyordu
Bir aday öğrenci veya veli zamanında cevap alamadığında başka kuruma yönelebiliyordu. Eğitim sektöründe bazen büyük reklam bütçesini cevaplanmayan bir WhatsApp mesajı çöpe atıyor. Medeniyet böyle inceliklerle çürüyor.
Rehberlik ve ön kayıt talepleri manuel ilerliyordu
Ön kayıt, deneme sınavı başvurusu, rehberlik randevusu ve program önerileri manuel takip edildiği için süreçler kişilere bağımlı kalıyordu.
Önce / Sonra
Eski düzende aday öğrenci veya veli cevap bekliyordu. Yeni düzende tek bir AI asistan, kimin yazdığını anlayarak uygun dille cevap veriyor, doğru forma yönlendiriyor ve kayıt sürecini başlatıyor.
Önceden
- Instagram ve WhatsApp mesajları yoğun dönemlerde birikiyordu.
- Veliler fiyat, burs ve kayıt bilgisi için dönüş bekliyordu.
- Öğrenciler program, net, etüt ve rehberlik sorularına hızlı cevap alamıyordu.
- Mesai dışı gelen sorular ertesi güne kalıyordu.
- Ön kayıt talepleri manuel toplanıyor ve sonradan takip ediliyordu.
- Bazı adaylar geç dönüş nedeniyle başka kurumlara yöneliyordu.
- Hangi görüşmenin kayda dönüştüğü net takip edilemiyordu.
Şimdi
- Tek merkezi AI asistan veli, öğrenci ve aday öğrenciye uygun cevap verebiliyor.
- Web sitesi, WhatsApp, Instagram ve Messenger üzerinden 7/24 destek sağlanıyor.
- Ön kayıt, deneme sınavı ve rehberlik randevu formları otomatik açılabiliyor.
- Asistan, öğrencinin sınıfı, hedefi ve net aralığına göre program önerisi yapabiliyor.
- Kayıt danışmanlarına daha nitelikli aday bilgisi ulaşıyor.
- İlk kayıt döneminde ön kayıt oranında yaklaşık %37 artış gözlemleniyor.
- Kurum, ders soru-cevap yapan öğretmen destek asistanları üzerine düşünmeye başlıyor.
Çözüm Mimarisi
Kurum için ayrı ayrı botlar yerine tek bir merkezi eğitim asistanı kurgulandı. Asistan konuşmanın bağlamına göre karşısındakinin veli mi, öğrenci mi, aday öğrenci mi olduğunu anlayarak uygun yanıt ve yönlendirme sunuyor.
Kayıt ve Program Bilgilendirme
Sınıf düzeyi, hedef, sınav türü, mevcut net aralığı ve ihtiyaçlara göre program bilgisi verir.
Veliye Uygun Yanıtlar
Fiyat, burs, güven, öğretmen kadrosu, takip sistemi, ödeme ve görüşme süreçlerinde sade bilgi sunar.
Tek Merkezi Eğitim Asistanı
Web sitesi, WhatsApp, Instagram ve Messenger üzerinden gelen tüm soruları karşılar. Öğrenciye, veliye veya aday öğrenciye göre yanıt verir; ön kayıt, rehberlik randevusu, deneme sınavı ve bilgi talebi formlarına yönlendirir.
Öğrenciye Uygun Yanıtlar
Net, ders, çalışma planı, etüt, deneme sınavı ve rehberlik sorularında öğrenci diline uygun yönlendirme yapar.
Jotform Kayıt Akışları
Ön kayıt, deneme sınavı, rehberlik görüşmesi ve veli görüşme taleplerini formlarla kayıt altına alır.
Tek Asistan, Farklı Kullanıcı Tipleri
Asistan aynı ekranda farklı beklentileri karşılayacak şekilde eğitildi. Çünkü veliyle öğrenciye aynı tonda cevap vermek, sınav sabahı herkese aynı kahvaltıyı önermek kadar anlamsız.
Veli
Fiyat, ödeme, burs, öğretmen kadrosu, başarı takibi, güven ve rehberlik görüşmesi hakkında bilgi alır.
Öğrenci
Net aralığı, hedef bölüm, ders eksiği, deneme sınavı, etüt ve çalışma planı hakkında yönlendirme alır.
Aday Öğrenci
Programa uygunluk, bursluluk sınavı, ön kayıt ve kurumla tanışma görüşmesi için form doldurabilir.
Kayıt Danışmanı
Asistanın topladığı bilgiler sayesinde daha hazır, sınıflandırılmış ve nitelikli aday kaydıyla çalışır.
Kayıt Süreci Nasıl Değişti?
Asistan, yalnızca bilgi veren bir yapı olarak bırakılmadı. Adayı tanıyan, ihtiyacı sınıflandıran, kayıt formunu açan ve danışmana daha kaliteli bilgi ileten bir akışa dönüştürüldü.
İlk kayıt döneminde ön kayıt oranlarında yaklaşık %37 artış gözlemlendi.
Kurum yönetimi, özellikle mesai dışı gelen öğrenci ve veli taleplerinin önemli kısmının artık AI asistan üzerinden karşılandığını belirtti. Gece veya hafta sonu gelen sorular, beklemeye alınmadan yanıtlandı.
Yapılan analizlerde, birçok ön kayıt başvurusunun AI asistanla yapılan görüşmelerden sonra tamamlandığı görüldü. Aday öğrenci veya veli, bilgi aldıktan sonra doğrudan ön kayıt formuna yönlendirildi.
Daha önce dönüş beklediği için başka kurumlara yönelebilecek bazı adayların, anlık cevap alabildiği için kayıt sürecine devam ettiği gözlemlendi.
Uygulama Adımları
Proje yalnızca satış odaklı kurgulanmadı. Kayıt, rehberlik, öğrenci desteği ve gelecekte ders soru-cevap yapabilecek öğretmen asistanları için genişleyebilir bir altyapı olarak tasarlandı.
Sık sorulan sorular çıkarıldı
Veli, öğrenci ve aday öğrencilerden gelen fiyat, program, burs, deneme, etüt ve rehberlik soruları sınıflandırıldı.
Tek asistan bilgi tabanı kuruldu
Kurum programları, kayıt koşulları, rehberlik süreçleri ve ön kayıt yönlendirmeleri asistana öğretildi.
Jotform kayıt akışları bağlandı
Ön kayıt, rehberlik randevusu, veli görüşmesi ve deneme sınavı formları asistan yönlendirmelerine eklendi.
Çok kanallı yayın yapıldı
Asistan web sitesi, WhatsApp, Instagram ve Messenger üzerinden öğrenci ve velilere açık hale getirildi.
Asistanın Çalıştığı Kanallar
Kayıt adayı hangi kanaldan gelirse gelsin, aynı bilgi kalitesine ulaşabildi. Çünkü eğitim kurumunun yanıt hızı, bazen öğretmen kadrosu kadar kritik hale geliyor. Ne hazin, ne gerçek.
Web Sitesi
Ziyaretçiler programlar, fiyat aralıkları, bursluluk ve ön kayıt süreçleri hakkında anlık bilgi alabilir.
Veliler ve öğrenciler mobil olarak soru sorabilir, ön kayıt veya rehberlik formuna yönlendirilebilir.
Reklam, hikâye veya gönderi sonrası gelen DM soruları asistan tarafından karşılanabilir.
Messenger
Facebook üzerinden gelen veli ve öğrenci soruları da aynı merkezi bilgi tabanıyla yanıtlanabilir.
Ölçülebilir Etki
Eğitim kurumlarında iletişim hızı yalnızca operasyonel bir konu değildir; doğrudan kayıt performansını etkiler. İnsanlar cevap alamayınca başka yere gider. Bu kadar basit. Bu kadar acımasız.
Ön kayıt artışı
İlk kayıt döneminde ön kayıt başvurularında yaklaşık %37 artış gözlemlendi.
Veli ve öğrenci desteği
Mesai dışı gelen sorular da otomatik olarak karşılanmaya başladı.
Merkezi asistan
Veli, öğrenci ve aday öğrenciye aynı yapı içinde bağlama uygun cevap verildi.
Sonrası kayıt
Birçok ön kayıt başvurusunun asistan görüşmelerinden sonra gerçekleştiği görüldü.
“Kayıt döneminde en büyük problemimiz, öğrenci ve velilerden gelen sorulara aynı hızda dönememekti. Hazır Cevap ile kurduğumuz tek merkezi asistan sayesinde web sitemizden, WhatsApp’tan, Instagram’dan ve Messenger’dan gelen sorular 7/24 yanıtlanabilir hale geldi. İlk kayıt döneminde ön kayıt oranlarımızda yaklaşık %37 artış gördük.”
Örnek Eğitim ve Kariyer Akademisi Kayıt ve Rehberlik Ekibi
Kurum İçin Ne Değişti?
Bu yapı, kurumun yalnızca daha hızlı cevap vermesini sağlamadı; kayıt sürecini, rehberlik yönlendirmelerini ve öğrenci iletişimini daha ölçülebilir hale getirdi.
Proje öncesinde kurum, kayıt dönemlerinde yoğun mesaj trafiğiyle karşılaşıyor; özellikle WhatsApp ve Instagram üzerinden gelen sorulara yetişmekte zorlanıyordu. Veliler fiyat, ödeme, öğretmen kadrosu ve başarı takibi hakkında bilgi isterken; öğrenciler program, net, deneme sınavı ve rehberlik konularında destek bekliyordu.
Tek merkezi AI asistan devreye alındıktan sonra bu talepler bağlama göre karşılanmaya başladı. Asistan, karşısındaki kişinin veli mi, öğrenci mi, aday öğrenci mi olduğunu konuşmanın içeriğinden anlayarak uygun yanıt verdi.
Kayıt danışmanları artık boş bilgi talepleri yerine daha nitelikli, sınıf düzeyi, hedef, iletişim bilgisi ve ilgilenilen program bilgisi alınmış adaylarla ilgilenmeye başladı. Bu da kayıt görüşmelerinin kalitesini artırdı.
Kurum ayrıca bu yapıyı yalnızca kayıt asistanı olarak görmedi. Öğrencilerin ders konularında soru sorabileceği, temel konu anlatımı ve örnek soru çözümü alabileceği öğretmen destek asistanları üzerine de düşünmeye başladı.
Böylece proje, yalnızca kayıt dönüşümünü artıran bir araç olmaktan çıkıp, kurumun dijital eğitim destek altyapısına dönüşebilecek bir başlangıç noktası haline geldi.
Sıradaki Asistan Senaryoları
İlk merkezi asistan çalışınca kurum, öğrencilerin ders desteği ve rehberlik süreçleri için daha gelişmiş AI senaryoları üzerinde düşünmeye başladı. Bir dershane sonunda aynı sorulara tekrar tekrar cevap vermek yerine sistem kurmayı seçti. Küçük bir mucize.
Matematik Öğretmen Asistanı
Öğrencilerin temel konu anlatımı, örnek soru çözümü ve eksik konu tekrarları için destek alabileceği yapı planlanıyor.
Türkçe / Paragraf Asistanı
Paragraf çözüm stratejileri, okuma alışkanlığı ve sınav taktikleri için öğrencilere özel destek senaryoları değerlendiriliyor.
Fen Bilimleri Asistanı
Fizik, kimya ve biyoloji konularında kısa tekrar, kavram açıklaması ve örnek soru yönlendirmesi yapılması planlanıyor.
Rehberlik Koçu Asistanı
Öğrencilerin haftalık çalışma planı, deneme analizi, motivasyon ve hedef takibi için dijital rehberlik desteği düşünülüyor.
Veli Bilgilendirme Asistanı
Öğrenci gelişimi, deneme sonuçları, devamsızlık ve rehberlik görüşmeleri hakkında velilere düzenli bilgilendirme yapılması hedefleniyor.
Tercih Dönemi Asistanı
LGS ve YKS tercih dönemlerinde öğrencilerin puan, sıralama ve bölüm ilgilerine göre doğru görüşmeye yönlendirilmesi planlanıyor.
Dershaneniz aday öğrenci ve veli mesajlarına hâlâ manuel mi dönüyor?
Hazır Cevap olarak Jotform AI Agents, akıllı formlar, ön kayıt akışları ve çok kanallı iletişim yapılarıyla eğitim kurumlarına özel merkezi AI asistanlar kurguluyoruz. Web siteniz, WhatsApp, Instagram ve Messenger üzerinden 7/24 cevap veren; veli, öğrenci ve aday öğrenciye bağlama uygun destek sunan sistemler oluşturabiliriz.
30 Dakikalık Görüşme Planla