Bu çalışmada anlatılan dönüşüm, Türkiye genelinde geniş bayii ağına sahip gerçek bir üretici firmada uygulanmıştır. İlgili firmanın KVKK, ticari gizlilik ve kurum içi paylaşım politikaları gereği şirket adı açık şekilde paylaşılmamıştır. Firma, kullanım hikayesinin paylaşılmasına izin vermiş; ancak marka adının gizli tutulmasını talep etmiştir. Bu nedenle içerikte şirket adı yerine “Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş.” ifadesi kullanılmıştır.
250 bayiiye özel, ERP’ye bağlı, 7/24 çalışan AI destek yapısı.
Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş., Türkiye çapındaki geniş bayii ağıyla iletişimi hızlandırmak için bayii portalı ve WhatsApp üzerinde çalışan yapay zekâ asistanlarını devreye aldı. Her bayii için özel kurgulanan asistanlar, sipariş durumundan stok bilgisine kadar birçok konuda anlık destek vermeye başladı.
Şirket Profili
Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş., Türkiye genelinde yaygın bayii ağı bulunan, inşaat ve yapı malzemeleri alanında üretim yapan büyük ölçekli bir üretici firma olarak konumlanıyor.
Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş.
Üretim, satış, sevkiyat, bayii yönetimi ve teknik destek süreçlerini Türkiye çapında yöneten, çok bayili yapıya sahip gerçek bir üretici firma. Firma adı gizlilik talebi nedeniyle değiştirilmiştir.
Sipariş ve sevkiyat soruları sürekli tekrar ediyordu
Bayiiler sipariş durumu, sevkiyat tarihi, eksik ürün, teslimat bilgisi ve stok durumu için sürekli operasyon ekipleriyle iletişime geçiyordu.
Satış ve operasyon ekipleri çağrı merkezi gibi çalışıyordu
Günün önemli bir bölümü aynı sorulara yanıt vermekle geçiyor, ekipler asıl işlerine odaklanmakta zorlanıyordu.
Her bayii yalnızca kendi bilgisine erişmeliydi
Canlı ERP verisi kullanılacağı için her bayiiye özel güvenli erişim ve kişiselleştirilmiş asistan yapısı gerekiyordu.
Mesai dışı destek ihtiyacı büyüyordu
Bayiiler farklı şehirlerde, farklı çalışma düzenlerinde hizmet veriyordu. Destek ihtiyacı mesai saatleriyle sınırlı kalmıyordu.
Önce / Sonra
Eski düzende bilgi telefon, e-posta, WhatsApp ve kişisel hafıza arasında dolaşıyordu. Yeni düzende bayii soruyor, asistan ERP’ye bağlanıyor, cevap geliyor. Biraz medeniyet belirtisi, nadir görülür.
Önceden
- Bayiiler sipariş durumunu öğrenmek için satış temsilcisini arıyordu.
- Stok ve sevkiyat bilgisi için farklı departmanlardan teyit gerekiyordu.
- WhatsApp mesajları kişilerin üzerinde birikiyordu.
- Bayii portalı vardı, ancak her bilgiye ulaşmak pratik değildi.
- Mesai dışında gelen talepler çoğu zaman ertesi güne kalıyordu.
- Operasyon ekipleri aynı sorulara tekrar tekrar cevap veriyordu.
- Her bayiiye özel veri erişimi manuel kontrol gerektiriyordu.
Şimdi
- Her bayii kendi AI asistanı üzerinden destek alabiliyor.
- Asistan, ERP sistemiyle entegre çalışarak canlı sipariş bilgisi verebiliyor.
- “Siparişim nerede?” sorusu otomatik yanıtlanabiliyor.
- WhatsApp ve bayii portalında aynı destek deneyimi sunuluyor.
- Bayiiler 7/24 temel operasyon bilgilerine ulaşabiliyor.
- Operasyon ve satış ekiplerinin tekrar eden iletişim yükü azalıyor.
- Her bayii yalnızca kendi verilerine erişebiliyor.
Çözüm Mimarisi
Bu proje tek bir sohbet kutusundan ibaret değildir. Bayii portalı, WhatsApp, ERP ve bayiiye özel veri güvenliği aynı yapıda birleştirildi. Yani sonunda sistemler birbirine konuşmaya başladı. İnsanların yıllardır toplantılarda yapamadığı şeyi makineler yaptı.
Bayii Portalı
Bayiiler portal üzerinden kendilerine özel asistanla sipariş, stok, sevkiyat ve doküman sorularını yöneltebildi.
WhatsApp Kanalı
Sahadaki bayiiler, bilgisayar başında olmadan da mobil cihazlarından destek alabildi.
Bayiiye Özel AI Asistan Katmanı
Yaklaşık 250 bayii için ayrı erişim kurgusu yapıldı. Her asistan, ilgili bayiinin kendi sipariş, sevkiyat ve hesap bilgileriyle çalışacak şekilde yapılandırıldı.
ERP Entegrasyonu
Sipariş, stok, sevkiyat ve teslimat bilgileri şirketin ERP sisteminden sorgulanabilir hale getirildi.
Güvenli Veri Ayrımı
Her bayii yalnızca kendi verilerine erişti. Başka bayiilerin bilgilerine erişim engellendi.
ERP’ye Bağlanan Asistan Ne Sağladı?
Asistan yalnızca hazır cevap veren bir yapı olarak kalmadı. Şirketin ERP sisteminden veri çekebilen, canlı sipariş bilgisi sunabilen ve bayiinin kendi durumuna göre cevap üreten bir destek katmanına dönüştü.
“Siparişim nerede?” sorusu artık operasyon ekibine gitmeden yanıtlanabiliyor.
Bayii, portalda veya WhatsApp üzerinden sipariş numarasını yazdığında asistan ilgili sorguyu çalıştırıyor, ERP sistemindeki güncel kayıtları kontrol ediyor ve bayiinin anlayacağı sade bir dille yanıt veriyor.
Bu sayede sipariş takibi, sevkiyat durumu, tahmini çıkış tarihi, ürün stok kontrolü ve eksik ürün bilgisi gibi konular daha hızlı yönetilebiliyor.
Uygulama Adımları
Proje, yalnızca teknik entegrasyon olarak değil; bayii deneyimi, veri güvenliği, kanal tasarımı ve operasyonel alışkanlık değişimi olarak ele alındı.
Bayii ihtiyaçları analiz edildi
En sık gelen sorular, tekrar eden talepler, sipariş takip sorunları ve bayii portalı kullanım alışkanlıkları incelendi.
ERP veri alanları belirlendi
Sipariş durumu, sevkiyat tarihi, stok bilgisi, ürün detayı ve bayiiye özel hesap bilgileri için gerekli alanlar tanımlandı.
250 bayii için erişim ayrımı yapıldı
Her bayiinin yalnızca kendi bilgilerine erişmesini sağlayacak güvenli yapı oluşturuldu.
AI asistanlar yayına alındı
Bayii portalı ve WhatsApp üzerinde çalışan, bayiilere özel cevap üreten asistan yapıları devreye alındı.
İki Ana Kanal: Portal ve WhatsApp
Bayiilerin tamamı aynı çalışma alışkanlığına sahip değildir. Bazısı portalı kullanır, bazısı telefondan WhatsApp ile ilerler. Sistem bu gerçeği kabullendi. İnsanların değişmesini beklemek yerine sistemi insanlara uydurmak, ara sıra işe yarayan bir fikir.
Bayii Portalı Asistanı
Portal içinde çalışan asistan, bayiinin giriş bilgisiyle ilişkilendirilerek kendi sipariş, stok ve sevkiyat verilerine göre cevap verir.
WhatsApp Asistanı
Bayiiler sahadayken veya bilgisayar başında değilken WhatsApp üzerinden hızlı destek alabilir, temel sorguları mobil olarak yapabilir.
Tek Bilgi Kaynağı
Portal ve WhatsApp farklı kanallar olsa da asistan aynı veri mantığıyla çalışır. Böylece cevaplar tutarlı hale gelir.
Ölçülebilir Etki
Bu tür yapılarda asıl değer “ne kadar havalı göründüğü” değildir. Havalı görünen ama çalışmayan sistemler zaten kurumsal mezarlıklarda bolca yatıyor. Buradaki değer, tekrar eden iş yükünü azaltmak ve bayii deneyimini hızlandırmaktır.
Bayiiye özel asistan
Her bayiiye kendi verileriyle çalışan ayrı destek deneyimi sunuldu.
Kesintisiz destek
Bayiiler mesai saatinden bağımsız olarak temel operasyon bilgilerine ulaşabildi.
Canlı veri bağlantısı
Sipariş, sevkiyat ve stok bilgileri sistemden anlık sorgulanabilir hale geldi.
Daha az tekrar eden temas
Satış ve operasyon ekiplerine gelen tekrar eden soruların önemli kısmı asistanla karşılandı.
“Bayiilerimizin bize ulaşmasını zorlaştırmak değil, doğru bilgiye daha hızlı ulaşmalarını sağlamak istedik. Hazır Cevap ile kurduğumuz yapı sayesinde artık bayii portalında ve WhatsApp üzerinde 7/24 çalışan destek asistanlarımız var. Bu yeni teknolojiye hem şirketimiz hem çalışanlarımız hem de bayiilerimiz beklediğimizden hızlı adapte oldu.”
Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş. Bayii Operasyonları Ekibi
Dönüşümün Geniş Perspektifi
Bu proje, yalnızca bir destek kanalı projesi olarak görülmedi. Şirket, bu yapıyı bayiilerle kurulan ilişkinin yeni dijital katmanı olarak değerlendirdi.
Örnek İnşaat ve Yapı Malzemeleri A.Ş. ekibine göre, çok bayili yapılarda iletişim artık yalnızca telefon ve e-posta ile yönetilemeyecek kadar yoğun hale geldi. Ürün sayısı, sipariş hacmi, sevkiyat trafiği ve bayii beklentileri arttıkça şirketlerin bilgiye erişim sistemlerini yeniden tasarlaması gerekiyor.
Bayii asistanı projesiyle birlikte şirket içinde yapay zekâ destekli sistemlere bakış da değişti. İlk aşamada yalnızca sipariş ve temel destek soruları için düşünülen yapı, zaman içinde daha geniş bir dijital operasyon altyapısına dönüşebilecek şekilde konumlandırıldı.
Bayiilerden gelen olumlu geri dönüşler, sistemin yalnızca şirket içi verimlilik sağlamadığını; aynı zamanda bayii memnuniyetini de artırdığını gösterdi. Özellikle “gece yazdım, sabahı beklemeden bilgi aldım” türü geri dönüşlerin, projenin algısını güçlendirdiği belirtildi.
Şirket, bu örneklerin önümüzdeki dönemde çoğalacağını ve yapay zekâ asistanlarının çok bayiili yapılarda standart bir destek katmanına dönüşeceğini düşünüyor. Şimdiden farklı departmanlar için yeni asistan kurguları üzerinde çalışılmaya başlandı.
Sıradaki Asistan Senaryoları
Bir sistem çalışınca insanlar doğal olarak daha fazlasını ister. İnsanlığın doyumsuzluğu bu kez işe yarıyor olabilir.
Teknik Ürün Danışmanı
Bayiilerin ürün uygulama alanları, teknik dokümanlar ve malzeme özellikleri hakkında hızlı bilgi alması hedefleniyor.
Saha Satış Destek Asistanı
Saha ekiplerinin fiyat, kampanya, ürün karşılaştırma ve müşteri ziyareti öncesi bilgi hazırlığı için destek alması planlanıyor.
Bayii Eğitim Asistanı
Yeni ürünler, kampanyalar, portal kullanımı ve süreç eğitimleri için sürekli erişilebilir bir eğitim asistanı kurgulanıyor.
Stok ve Talep Öneri Asistanı
Bayiilerin geçmiş sipariş ve bölgesel talep verilerine göre daha doğru stok planlaması yapmasına destek olacak yapı değerlendiriliyor.
Finans ve Cari Bilgi Asistanı
Yetkilendirilmiş kullanıcılar için cari durum, vade, ödeme ve limit bilgilerine güvenli erişim sağlanması planlanıyor.
Sesli Destek Asistanı
Özellikle sahada çalışan bayiiler için yazmak yerine konuşarak bilgi alabilecekleri sesli destek senaryoları inceleniyor.
Bayii ağınız büyüdükçe iletişim yükünüz de büyüyor mu?
Hazır Cevap olarak Jotform AI Agents, formlar, entegrasyonlar ve süreç tasarımıyla şirketinize özel bayii asistanları kurguluyoruz. Bayii portalınız, WhatsApp kanalınız ve ERP sisteminizle konuşan 7/24 destek yapıları oluşturabiliriz.
30 Dakikalık Görüşme Planla